【大家のギモン】賃貸管理会社は普段何をしているの？

賃貸管理業務を行っていると、大家から「賃貸管理会社は普段何をしているのか」という質問が寄せられます。

「街の不動産屋を覗くと毎日新聞ばっかり読んでいるおじさんがいるけど大丈夫かしら・・・」

このような疑問を持つ大家は現状の管理体制に不満を抱いていたり、管理会社とのコミュニケーション不足であることが多いようです。

ということで、今回は賃貸管理会社が「普段何をしているのか」を説明していきたいと思います。

入居者の募集

入居者を募集することは、賃貸管理会社の最も重要な仕事の一つです。

お預かりしている管理物件の稼働数（入居済みの部屋の数）を高め、それを維持することは、大家だけでなく、管理会社の収益にも直結します。

管理物件に空室が発生すれば、その空室を埋めるために賃貸管理会社は”あの手この手”を尽くし空室を埋めていきます。

一般的に管理物件の稼働率が高さに比例して、管理会社に対する満足度も高まる傾向にあります。そして稼働率が100％であれば、大家は管理会社の業務に対して不満を感じることはまずないでしょう。

募集のための営業活動

管理物件で空室が出た場合、管理会社は入居者募集をします。

ここでおさらいですが、賃貸管理を専門にしている会社と仲介会社では基本的な軸足が異なります。賃貸管理を専門にしている会社は、[大家]側に立って交渉を行っていきます。一方で、[仲介会社]は入居者側に立って交渉を行っていきます。これが基本的な構図です。

管理会社と仲介会社の違いについて

話を戻します。賃貸管理会社の入居者募集方法は様々です。

まずはレインズ（不動産のネットワークシステム）に情報を掲載します。

レインズでは、どの物件がどのような条件で募集をしているのかを知ることができます。

レインズに掲載することで、仲介会社が店頭や広告に情報を掲載したり、入居希望者が来店した際に希望の条件に応じた形で提案をすることが可能になります。

ここで重要なのは、仲介会社の営業担当も人間であるということです。やはり、管理会社との関係値の構築なくして仕事は成立しません。

管理会社は仲介会社との連携を非常に重要視しています。関係構築の方法は様々ですが、何度も足繁く通い、関係性を高めたる方法もあれば、ネットを活用してお役立ち情報を発信し続ける方法もあります。その一方で、広告料を上乗せしてインセンティブを高める方法もあります。

このように、管理会社は普段から仲介会社との関係性を構築するために日々営業活動を行っています。この地味な作業は、大家の目には入りにくいですが、この活動がしっかりできている管理会社は”入居付けに強い”会社が多いです。

物件の管理

大家よりお預かりしている物件の管理は、賃貸管理会社にとって重要な仕事です。管理がしっかり行き届いている物件は、たとえ築戸の物件であっても高い入居率を維持している傾向があります。

定期巡回

定期巡回では、建物の状況をチェックします。

• 共用部は綺麗に保たれているか
• 不法投棄や放置自転車などはないか
• 建物の外壁などに修繕が必要な箇所はないか

敷地内や建物がきちんとメンテナンスされ、清掃も行き届いていることで入居者の満足度が高まり、長期的に住んでもらえるようになります。また、入居者の秩序やモラルも保たれ入居者の質も高くなります。

このような状況になれば、空室によるロスを防ぐだけでなく、入居にかかるコスト増を防ぐことができ、不動産経営がとても安定的なものになります。

定期清掃

定期清掃も管理会社の重要な業務です。

管理会社が定期的に行うものから専門業者に依頼するものまで様々ありますが、清掃が行き届いている物件は、入居者に長く住んでもらえますし、内見に来た入居希望者に対して好印象を与えます。

入居者の問い合わせ対応

入居者からの様々な問い合わせが管理会社には入ってきます。一つひとつの問い合わせに対して、しっかりと対応をしていく必要があるのです。

定期巡回では発見出来なかった設備の不具合、室内の設備不良対応、消耗品の交換依頼、近隣住民のクレーム対応など、入居者からの様々な問い合わせに対応しています。

24時間365日体制

問い合わせは、24時間365日体制で受け付けている管理会社が多いです。とはいえ、24時間体制を自社完結するにはなかなか敷居が高く難しい側面もあります。そこで多くの管理会社は、外部のコールセンターサービスなどを活用しながら、一度問い合わせを受付を行いよく営業時間に対応するなど可能な限りの対応をしています。

入居者がストレスなく快適に暮らしていけるよう最大限サポート体制を整えているのです。

最近ではLINEやチャットでの対応も増加している

一方で、LINEやチャットを活用した問い合わせ窓口も増えてきています。若い入居者は電話での対応よりもLINEやチャットでのやり取りを好む傾向にあり、合理的な対応手段として開設している企業も多いです。

賃料の管理

入居者からの毎月の賃料をお預かりし、チェックしたら、大家に送金をしなければなりません。

この業務は滞りなく行う必要があります。なぜなら毎月の賃料で購入時の融資を返済している大家もいますので期日通りに確実に行わなければなりません。当たり前のことですが、賃貸管理会社にとっては非常に重要な仕事になります。

入金の確認

指定日に入金の確認を行います。多くの会社は自動引き落し代行サービスを利用しているため、振替結果の確認にタイムラグがあるケースもあります。

また、未収金が発生した場合、入居者に対して催促をします。毎月の賃料を確実に回収することは、管理会社の最も重要な仕事になります。

収支報告

管理会社によって方法は様々ですが、月次の「収支報告」を作成します。多くはシステムで管理されたものになりますが、事前にKPIを設定しその指標に対してどうだったのかを「数値化」しているものが多いようです。

大家は賃貸管理会社からの収支報告を参考にしながら、次の手を考えます。この内容が充実していると、非常に喜ばれます。

預かり賃料の振込

入居者からお預かりした賃料を大家に振込します。その際には事前に取り決めた管理費、経費などを差し引きします。

このような事務処理については、専任の事務スタッフがいる会社もあれば、営業担当者がシステムを通じて処理する場合もあり、事業の規模によって変わってきます。

コンサルティング

賃貸管理業務は「入居者の募集」「物件の管理」「入居者の問い合わせ対応」「賃料の管理」のように集客と管理を同時に行うことが求められています。

満室経営が実現できていれば、それに越したことはありません。ただ、ライバルの差をつけるためには、現在進行形で常に課題解決をする必要があります。

コンサルティング業務を行っている管理会社は多く存在しています。

あえて稼働率100％を目指さない

先日、おもしろい考え方を提案する管理会社の営業マンと出会いました。

賃貸管理の提案をする際に大家に課題を聞くと、「稼働率がなかなか上がらない」と言われたそうです。賃貸管理会社は稼働率を高めるために、多くの付加価値をつけて提案をしてきます。インターネット無料、宅配ボックス、リフォームなどです。設備をアップグレードさせて、賃料に転嫁させ稼働率を高めようという戦略です。それと同時に、これらの設備を導入することで、管理会社の収益にも繋がります。

一方で、その営業マンは、「あえて100％の稼働率を目指さない」提案をしていると言っていました。

設備投資をすることによる、投資回収率は以前と変わらないことに着目していました。さらに、類似の物件の空室状況などを算出し、データを根拠にして算出していたそうです。

つまり、設備投資をして賃料に転嫁したところで、持ち出しが増えるだけで、NET利益には繋がらないと提言したのです。さらに、それであれば「現状のまま物件を維持し日々のメンテナンスを継続しながら、着実に利益を出し、次の物件を狙いましょう」という提案を行ったそうです。

「この物件は●●％の稼働率でよしとする」経営にシフトしたのです。

このような提案は、なかなかできることではありません。

短期的な課題を解決するのではなく、その先を見た中長期的な戦略をによる提案を行っていたのです。

これは、経営的な目線が必要であるのと同時に、しっかり勉強しているなという印象を受けました。

経営者目線であるということ

ただここで問題なのが、大家は経営者であるということです。

大家の経営的な課題を解決するためには、賃貸管理業者の社員一人ひとりが経営感覚を磨く必要があるでしょう。